+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Как правильно сшивать кадровые документы для сдачи в архив

Как правильно сшивать кадровые документы для сдачи в архив

Оформление дел представляет собой комплекс работ по описанию дела состава и содержания находящихся в нем документов на обложке дела, то есть оформление на обложке конкретного заголовка, уточненного по сравнению с номенклатурой дел, нумерации листов, составлению внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела и, наконец, брошюровке, то есть подшивке и переплету дела. Этот комплекс работ называется также архивно-технической обработкой документов в процессе их подготовки к архивному хранению подготовка к сдаче в архив организации или в государственный, муниципальный архив. Практика показывает, что организации в настоящее время предпочитают заказывать услуги архивно-технической обработки документов на условиях аутсорсинга или, в крайнем случае, приглашают обученного переплетчика для брошюровки уже сформированных и описанных в делопроизводстве дел, предназначенных для архивного хранения. В зависимости от сроков хранения документов может проводиться или полное, или частичное оформление дел:. Установленные формы внутренней описи документов дела единицы хранения и листа-заверителя дела можно найти в:. Правила систематизации документов внутри дела, их нумерации и описания на обложке дела подробно рассматриваются в этих же нормативно-методических документах.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру - подробное описание

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Как оформить архивный переплет дела?

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. В статье расскажем, какие документы нужно прошивать и как правильно это делать.

Покажем на примерах основные способы прошивки. Если официальные бумаги сшиты неправильно, архив или государственные надзорные органы могут не принять их на хранение или проверку. Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества. Если бумаги сшиты неаккуратно и некачественно, растет риск расформирования сшитого дела или подмены важных официальных бумаг.

Это, в свою очередь, может усложнить последующие проверки. Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации.

Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты. Их гораздо легче хранить и систематизировать. Сшивать нужно не все бумаги компании, а только многостраничные, которые нужно передать в регистрационные или контролирующие органы.

Так же прошивают тендерную документацию и дела перед передачей в архив. Перед тем, как прошивать документы, нужно убедиться, что среди бумаг нет тех, что могут быть затребованы при проверке налоговой службой или переданы в ФНС для отчета. Документы, которые передаются налоговикам, подшивать не нужно — это затруднит последующую работу с бумагами инспекторам.

Единого регламента, который устанавливал бы правила, как прошивать документы, нет. В пункте 3. Помимо Методических рекомендаций, существует ряд отраслевых нормативных актов, устанавливающих правила прошивки официальных бумаг.

Среди них:. Из-за отсутствия жестких однозначных правил подготовка бумаг для передачи в различные инстанции значительно осложняется — приходится руководствоваться разными рекомендациями. Существует несколько способов сшивать документы. Выбор зависит от требований руководства, назначения дела и приспособлений, которые есть в вашем распоряжении. Брошюровочные машины или биндеры значительно ускоряют процесс сшивания документации.

Подобные устройства для прошивки документов позволяют скреплять довольное большое количество листов с помощью пластиковой или металлической пружины. При креплении на пластик папку можно легко расшить.

В некоторых случаях, например при оформлении тендерной документации , целесообразно использовать термобиндер. Это устройство для клеевого бесшовного скрепления. Такое скрепление оптимально для большого количества листов более Довольно распространена прошивка документов металлическими или пластиковыми люверсами.

Широко применяются также брошюровочно-переплетные станки, которые позволяют выполнить классическое сшивание иглой и нитью. Использование переплетной машинки оптимально для прошивки большинства официальных документов. Для сшивания, как правило, используют банковский шпагат, лавсановую ленту или специальные прошивные нитки.

Если этих материалов под рукой не оказалось, можно воспользоваться обычными суровыми нитками. Если листы прошивают хлопчатобумажной швейной нитью, ее складывают в несколько раз, чтобы крепление было более надежным. Например, нить лавсановая для прошивки документов ЛШ Это обозначение вида нити и ее линейная плотность. Такая маркировка означает, что нить изготовлена из полиэфирных волокон и имеет плотность текс. Такие нитки устойчивы к кислоте, органическим растворителям, большинству слабых щелочей, микроорганизмам и плесени, повышенной влажности, перепадам температур.

Они долговечны и удобны в использовании. Наклейки необходимы для того, чтобы закрепить нить на обратной стороне подшивки. Они содержат информацию о количестве листов и выполняют функцию печати, подтверждающей неизменность документации.

К оформлению подобных стикеров существует ряд требований:. Чтобы прошить документ в две дырки, воспользуйтесь канцелярским дыроколом и ниткой. Если дырокола нет и страниц в документе немного, проколоть дырки можно толстой иглой.

Сложите листы стопкой и проколите дырки вдоль левого края, отступив от него 1 см. Нить проденьте через оба прокола так, как показано на схеме ниже, чтобы между отверстиями она образовала петлю. Концы нитки завяжите узлом, сложите вместе и приклейте к обратной стороне последнего листа документа бумажной пломбой.

Пломба — это кусок белой бумаги прямоугольной формы, размером приблизительно 8х5 см. Укажите количество листов, фамилию, инициалы, распишитесь с указанием даты.

Сложите листы стопкой, загните левый угол на обратную сторону. Проделайте с помощью иглы в отогнутом уголке бумаги два отверстия и прошейте документ способом в две дырки. Не забудьте зафиксировать концы нити бумажной пломбой. До того, как прошить документы нитками, сложите листы стопкой и пробейте в ней три отверстия, расположенный по одной прямой, отстоящей от левого края стопки приблизительно на 1 см. Нитку, вдетую в иглу с большим ушком, проденьте в среднее отверстие с тыльной стороны.

Действуйте в соответствии со схемой прошивки ниже. Выведенные концы нити свяжите узелком, подровняйте и зафиксируйте при помощи бумажной пломбы. Вдоль левого края сложенных в стопку листов документа пробейте четыре отверстия на расстоянии приблизительно 1. При этом способе прошивки нить вденьте с тыльной стороны в третье отверстие и далее действуйте в соответствии со схемой ниже.

При передаче документов в архив, бумаги, которые относятся к одному типу или сопровождают определенное направление деятельности компании, подшивают в общую папку в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Общая папка, которая содержит как одно- так и многостраничные документы, должна иметь твердую обложку. Максимальное количество бумажных листов, подшиваемых в папку, — Ни дыроколом, ни, тем более, иглой, такую толстую пачку бумаги не пробьёшь, поэтому в таких случаях используют шуруповерт и шпагат, а также переплетный станок. Бумаги, подшитые в папки, скрепляются с помощью пластиковой или металлической пружины, что позволяет их легко расшить при необходимости. Существует несколько базовых правил прошивки документации, касающихся нумерации листов в папке.

Соблюдая эти правила, можно быть уверенным в том, что папка дела оформлена верно , и вся документация строго упорядочена. Научитесь прошивать документы правильно. Так с меньшей вероятностью потеряете отдельные листы.

Кроме того, во время проверок сведете к нулю отказы в приеме многостраничных документов из-за того, что они оформлены неправильно.

Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести.

Введите эл. Неверный логин или пароль. Неверный пароль. Введите пароль. Я тут впервые. Кадры и HR. Карта Летуаль на 2 руб. Ввести код доступа О журнале Контакты Подписка 8 А еще Статьи Документооборот Оформление документов.

Как прошивать документы. Темы: Документооборот Документы делопроизводства Оформление документов. Список нормативных документов, которые помогут оформить дела для архива Шпаргалка от экспертов. Титульный лист дела на бумажном носителе Полезный образец. Титульный лист электронного дела Примените в работе. Лист-заверитель дела Скачайте готовый образец. Зачем прошивать документы и почему важно делать это правильно Прошивка документов — это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации.

Его используют как в текущем делопроизводстве например, при передаче бумаг на проверку , так в архивном хранении. Сам процесс, несмотря на свою кажущуюся простоту, является важным организационным моментом. Ошибки могут вызвать серьезные последствия:.

Скачать схему. Итог Научитесь прошивать документы правильно. Важное в январе Как закрыть журналы регистрации за прошлый год и открыть новые Как секретарю наладить работу с входящими документами компании: пять главных шагов Проблемные ситуации в деловой переписке.

Как правильно сшивать документы

Оформление дел происходит при их заведении, а также в процессе подготовки документов к передаче их на хранение в архив. При заведении дела, прежде всего, необходимо правильно оформить обложку дела оформление всех необходимых элементов обложки. В течение делопроизводственного года необходимо придерживаться существующих требований к формированию дел. Если срок хранения дела составляет менее 10 лет , то допускается частичное оформление дела.

В деятельности каждой организации большое значение отводится кадровым документам. Необходимость данной документации продиктована требованиями государства по ведению и сохранению всех документов, связанных с трудовой деятельностью и стажем каждого работника.

В статье рассказано о всех нюансах правил прошивки документов. Казалось бы, нет проще занятия, чем сшивать документы. А между тем, не так редки случаи, когда документы, подготовленные для сдачи в архив, возвращаются. Перешить, перенумеровать, добавить опись

Как правильно сшить документы для сдачи в архив?

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. В статье расскажем, какие документы нужно прошивать и как правильно это делать. Покажем на примерах основные способы прошивки. Если официальные бумаги сшиты неправильно, архив или государственные надзорные органы могут не принять их на хранение или проверку. Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества. Если бумаги сшиты неаккуратно и некачественно, растет риск расформирования сшитого дела или подмены важных официальных бумаг.

Оформление дела

Этот этап условно можно разделить на несколько стадий:. Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела. Формирование дел в службе кадров. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров.

Нередко на предприятии, в крупной компании, в государственной организации передача дел в архив превращается в целую проблему.

Законченные в делопроизводстве документы группируют в дела в соответствии с номенклатурой дел, согласованной и утвержденной в порядке, рассмотренном в разделе 5 этого спецвыпуска см. При этом, как правило, дела на предприятии формируют децентрализованно, т. Однако если объем документооборота на предприятии до 10 тыс. Правила формирования документов в дела описаны в гл.

Готовим документы к хранению

Акция месяца подпишитесь со скидкой 8 88 Активировать демодоступ. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году. Регистрация займет не больше минуты.

.

Передаем дела в архив по всем правилам

.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", , N 11 КАК ПРАВИЛЬНО СШИВАТЬ составить опись, передать в архив кадровые документы. когда документы, подготовленные для сдачи в архив, возвращаются.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Леон

    В нашей стране полиция таже милиция ничего не поменялось как коп. с зп 10000 может быть объективен и честен. каждый день слышу как людей на ровном месте разводят на этой статье при том что человек реально был трезв. Подсовывают трубку с спиртом и просто доводят человека до истерики а потом обвиняют в не повиновении.

© 2018-2021 1plus1tvnet.ru